Cum organizezi o petrecere reusita?

Pentru a reusi sa planifici si sa realizezi cu succes o petrecere trebuie sa fii o persoana organizata, disciplinata si punctuala. Un Time Management bine stabilit si impartirea corecta a sarcinilor in ceea ce priveste organizarea unei petreceri de amploare sunt principiile care stau la baza activitatii de planificare.

Este bine sa strangem in jurul nostru oamenii pe care ne putem baza pentru a pune la punct detalii legate de locatie, buget, aranjamente, data de desfasurare, invitatii, ambient s.a. Odata stabilit bugetul, locatia, resursele umane, suportul logistic si tehnic putem sa ne concentram asupra canalelor de comunicare si promovare a evenimentului. Pentru a ilustra etapele pe care trebuie sa le urmam in organizarea unui eveniment o sa iau ca exemplu o petrecere de Craciun organizata de compania in cadrul careia ne desfasuram activitatea:

1. Analiza prealabila a bugetului de care dispune compania pentru genul acesta de petrecere. Fiecare companie aloca un anumit buget pentru organizarea unor astfel de evenimente. Este necesar sa ne incadram in acest buget si sa facem o estimare a cheltuielilor pentru a nu fi pusi in situatia in care nu suntem capabili sa acoperim anumite cheltuieli neprevazute.

2. Recrutarea sponsorilor este o etapa importanta in organizarea unui eveniment. Putem avea o serie de sponsori care sa ne asigure bautura, sucurile sau cadourile pentru tombola organizata la final. Pentru a asocia imaginea unei personalitati cu evenimentul nostru putem apela la un sponsor onorific. Acest aspect confera eleganta si farmec evenimentului si il face unic.

3. Alegerea locului de desfasurare a evenimentului si planificarea strategica a spatiului in ceea ce priveste mesele, o eventuala scena, aparatura si instalatiile electrice. De asemenea se tine cont de numarul de persoane care va participa la petrecere si de o eventuala suplimentare a locurilor. Este ideal ca locul ales sa se potriveasca ca decor cu evenimentul in sine.

4. Delegarea responsabililor: suport logistic in cazul in care este nevoie de transport persoane sau echipamente, catering si muzica. Colaborarea cu persoanele angrenate in organizarea evenimentului este esentiala si lipsa de colaborare cu o singura persoana poate induce efectul de domino. Este de preferat ca mesajele sa fie transmise corect si sa fie folosit un limbaj comun. Departamentul de marketing trebuie sa ajunga la un numitor comun cu departamentul de creatie.

5. Planificarea etapelor derularii evenimentului cu programul aferent: primirea invitatilor, tombola pentru cadouri, concursuri si karaoke, momentul tortului s.a. Trebuie sa punem la punct detaliile fiecarui moment, detalii legate de timp, spatiu si personal.

6. Evaluarea post eveniment. Este bine ca in urma evenimentului sa cerem feedback pentru a obtine gradul de apreciere al evenimentului si pentru a stii ce trebuie imbunatatit in procesul de organizare.

Se spune intotdeauna ca cel mai bine este sa invatam din greseli, prin urmare analiza ulterioara a modului in care au avut loc evenimentele, efectele pe care le-au avut momentele inserate in petrecere si elementele surpriza care au aparut pe parcurs si pe care nu le-am preconizat ne pot fi de un real folos. Rezultatele viitoare vor fi mult mai bune si vom fi apreciati pentru talentul si precizia noastra in organizarea de evenimente. Reusita unui astfel de eveniment depinde desigur si de factorii de mediu mai ales atunci cand petrecerea are loc in aer liber si nu putem sa avem garantia ca vremea va fi buna, insa tot ceea ce tine de buna organizare si de colaborarea in scopul realizarii unui eveniment deosebit de care sa-ti aduci aminte peste ani este meritul organizatorilor.

Autor: Brindusa Cirlan