Invata sa-ti gestionezi timpul

1. Agenda

Cumpara si foloseste o agenda, chiar daca ai un calendar pe computerul de la birou. Cu ajutorul agendei, vei avea tot timpul la tine planurile si listele. Daca preferi, poti folosi o agenda electronica sau un Blackberry cu toate informatiile, dar unii prefera sa foloseasca in continuare pix si hartie. Iti poti lista calendarul din computer si il poti atasa agendei, daca vrei sa folosesti si metoda computerizata si cea manuala simultan. Trebuie sa folosesti metoda care functioneaza cel mai bine pentru tine.

2. Lista

Listele reprezinta cheia unei organizari excelente. Foloseste o lista, pentru a-ti organiza sarcinile, pentru a-ti nota partile proiectelor sau evenimentelor importante si pentru a-ti crea planuri de actiune care sa coincida cu pregatirile. Foloseste o lista generala pentru fiecare luna, in care sa marchezi evenimentele importante ce trebuie finalizate in cele 4 saptamani.

3. Impartirea sarcinilor

Trebuie sa muncesti sistematic si cu tenacitate, pentru a finaliza sarcinile de pe lista din agenda. Nu ezita sa ceri ajutorul daca ai nevoie si daca ai persoane care lucreaza pentru tine; le poti delega lor din sarcini. Atunci cand delegi diverse activitati, nu o fa la intamplare. Da-i asistentei tale si sarcini cotidiene si sarcini mai complexe, pentru a o ajuta sa se perfectioneze ocupandu-se de probleme noi.

4. Consulta-te cu colegii

Trebuie sa te ocupi cat poti de mult de fiecare sarcina si sa intelegi ca distragerile si intreruperile vor fi un lucru obisnuit.  Monitorizeaza cu atentie programul si fa toate ajustarile necesare, pentru a respecta termenele limita din agenda. Asta inseamna ca trebuie sa te consulti cu celelalte persoane implicate in proiect.

5. Verifica-ti obiectivele

La finalul fiecarei luni verifica-ti agenda, pentru a vedea daca ai reusit sa-ti atingi obiectivele propuse. Unde ai esuat si in ce zone este loc pentru imbunatatire? Cere si feedback din partea celorlalati (daca poti), pentru a avea o viziune mai obiectiva asupra felului in care au fost duse la indeplinire sarcinile, indatoririle si evenimentele. Tine cont de sfaturile lor pe viitor, pentru a-ti mari eficienta. Ca parte din verificare, ofera si tu feedback si recompenseaza-i pe cei care te-au ajutat sa obtii rezultatele dorite in limita timpului alocat.

Cele mai bune strategii de gestionare a timpului consta in a fi sistematic, in a folosi in mod corespunzator agenda si listele si in a delega sarcini. Pe parcursul procesului, incearca sa-ti pastrezi biroul ordonat si organizat, ca sa ai la indemana materialele si ustensilele de care ai nevoie. Daca planuiesti totul bine din lista creata sau din agenda, timpul va fi de partea ta.